ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526
-----------------------


                    โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. 2506 เสียใหม่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น คณะรัฐมนตรีจึงวางระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้
                    ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียกว่า"ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526"
                    ข้อ 2 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2526 เป็นต้นไป
                    ข้อ 3 ให้ยกเลิก
                            3.1 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506
                            3.2 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. 2507
                            3.3 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงชื่อในหนังสือราชการ   (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2516
                    บรรดาระเบียบ ข้อบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคำสั่งอื่นใด    ในส่วนที่กำหนดไว้แล้วในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน เว้นแต่กรณีที่กล่าวในข้อ 5
                    ข้อ 4 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ
                            ส่วนราชการใดมีความจำเป็น   ที่จะต้องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได้กำหนดไว้ ในระเบียบนี้ให้ขอทำความตกลงกับผู้รักษาการตามระเบียบนี้
                    ข้อ 5 ในกรณีที่กฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ        กำหนดวิธี ปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น
                    ข้อ 6 ในระเบียบนี้
                            "งานสารบรรณ"  หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่       การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย
                            "หนังสือ" หมายความว่า หนังสือราชการ
                            "ส่วนราชการ" หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน  หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย
                                          "คณะกรรมการ" หมายความว่า  คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงาน
                    ในเรื่องใด ๆ    และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ  คณะทำงาน  หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานใน
                   ลักษณะเดียวกัน
                                          ข้อ 7 คำอธิบายซึ่งกำหนดไว้ท้ายระเบียบ ให้ถือว่าเป็นส่วนประกอบที่ใช้ในงานสารบรรณและ
                   ให้ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติ
                                          ข้อ 8 ให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบนี้ และให้มีอำนาจดีความ และวินิจฉัย
                   ปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้     รวมทั้งการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทำคำอธิบาย     กับให้มี
                   หน้าที่ดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ
                                          การตีความ การวินิจฉัยปัญหา และการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวก  และคำอธิบายตามวรรคหนึ่ง
                   ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจาก  คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายก
                   รัฐมนตรีเพื่อประกอบการพิจารณาก็ได้

หมวด 1
ชนิดของหนังสือ

                                           ข้อ 11 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี      โดยใช้กระดาษตราครุฑ
                    เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ    หรือที่มี
                   ถึงบุคคลภายนอก ให้จัดทำตามแบบที่ 1 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      11.1 ที่  ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนด ไว้ใน
                   ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง   สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่ม
                   ขึ้นได้ตามความจำเป็น
                                                      11.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  ให้ลงชื่อส่วนราชการ    สถานที่ราชการหรือคณะ
                    กรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
                                                      11.3 วัน เดือน ปี      ให้ลงตัวเลขของวันที่      ชื่อเต็มของเดือน      และตัวเลขของปี
                   พุทธศักราชที่ออกหนังสือ
                                                      11.4 เรื่อง   ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น   ในกรณีที่เป็น
                   หนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
                                                      11.5 คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น
                   สรรพนาม และคำลงท้าย ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง   หรือชื่อบุคคล
                   ในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
                                                      11.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้
                   รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม   โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่
                   หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น
                                                       การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว    เว้นแต่มีเรื่อง
                   อื่น  ที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ  ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบ
                   ด้วย
                                                      11.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร    หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อม
                   กับหนังสือนั้นในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
                                                      11.8 ข้อความ     ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย     หากมีความ
                   ประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
                                                      11.9 คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ  ตามตารางการใช้คำขึ้น
                   ต้น สรรพนาม และคำลงท้าย ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 3
                                                      11.10 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือ
                   ชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 3
                                                      11.11 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
                                                      11.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่
                   ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
                   ทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา   ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
                    เพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
                                                      11.13 โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  หรือหน่วยงาน
                   ที่ออกหนังสือ และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
                                                      11.14 สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ   หรือบุคคล
                   อื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราช
                   การหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์
                   ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปด้วย

ส่วนที่ 2
หนังสือภายใน

                                           ข้อ 12 หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก  เป็น
                   หนังสือติดต่อภายในกระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ   และให้จัดทำตาม
                   แบบที่ 2 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      12.1 ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง    หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
                   โดยมีรายละเอียดพอสมควร   โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป  ให้ลงชื่อส่วนราช
                   การเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง   ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา    ให้ลงชื่อ
                   ส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)
                                                      12.2 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง   ตามที่กำหนดไว้ใน
                   ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง   สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่ม
                   ขึ้นได้ตามความจำเป็น
                                                      12.3 วันที่   ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน   และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่
                   ออกหนังสือ
                                                      12.4 เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น     ในกรณีที่เป็น
                   หนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
                                                      12.5 คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น
                   สรรพนาม และคำลงท้าย ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง   หรือชื่อบุคคล
                   ในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
                                                      12.6 ข้อความ    ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย      หากมีความ
                   ประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ   ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย
                   ให้ระบุไว้ในข้อนี้
                                                      12.7 ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ 11.10 และข้อ 11.11 โดยอนุโลม
                                           ในกรณี ที่กระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดใด    ประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ
                   เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้

ส่วนที่ 3
หนังสือประทับตรา

                                           ข้อ 13 หนังสือประทับตรา คือ  หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราช
                   การระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง  หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ
                   ระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
                                           หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ    และระหว่างส่วนราช
                   การกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่
                                                      13.1 การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
                                                      13.2 การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
                                                      13.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน
                                                      13.4 การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
                                                      13.5 การเตือนเรื่องที่ค้าง
                                                      13.6 เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด      โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้
                   หนังสือประทับตรา
                                           ข้อ 14 หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 3       ท้ายระเบียบ
                   โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      14.1 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง   ตามที่กำหนดไว้ใน
                   ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
                                                      14.2 ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง
                                                      14.3 ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
                                                      14.4 ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก
                                                      14.5 ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72    ด้วยหมึกแดง
                   และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา
                                                      14.6 วัน เดือน ปี     ให้ลงตัวเลขของวันที่     ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธ
                   ศักราชที่ออกหนังสือ
                                                      14.7 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง   ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่
                   ออกหนังสือ
                                                      14.8 โทร. หรือที่ตั้ง     ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  และ
                   หมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  โดยให้
                   ลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็น และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)

ส่วนที่ 4
หนังสือสั่งการ

                                           ข้อ 15 หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้    เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนด
                   แบบไว้โดยเฉพาะ
                                           หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
                                           ข้อ 16 คำสั่ง คือ   บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมายใช้
                   กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 4 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      16.1 คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง
                                                      16.2 ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับ  ไปจนสิ้น
                   ปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
                                                      16.3 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง
                                                      16.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี)ไว้ด้วย
                   แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง และวันใช้บังคับ
                                                      16.5 สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน         และตัวเลขของปีพุทธ
                   ศักราชที่ออกคำสั่ง
                                                      16.6 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ใต้
                   ลายมือชื่อ
                                                      16.7 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง
                                           ข้อ 17 ระเบียบ คือ     บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้    โดยจะอาศัยอำนาจของ
                   กฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ    และให้จัดทำตามแบบที่
                   5 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      17.1 ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ
                                                      17.2 ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ
                                                      17.3 ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น   ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับ
                   ที่เท่าใด  แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไป ตามลำดับ
                                                      17.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
                                                      17.5 ข้อความ ใช้อ้างเหตุผลโดยย่อ    เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ
                   และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี)
                                                      17.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ   โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบ
                   ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด และข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการ     ระเบียบใดถ้ามี
                   มากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1
                                                      17.7 ประกาศ ณ วันที่    ให้ลงตัวเลขของวันที่   ชื่อเต็มของเดือน     และตัวเลขของ
                   ปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
                                                      17.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ   และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้
                   ใต้ลายมือชื่อ
                                                       17.9 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ
                                            ข้อ 18 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้    โดยอาศัยอำนาจของ
                   กฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ  และให้จัดทำตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ    โดยกรอกราย
                   ละเอียดดังนี้
                                                      18.1 ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ
                                                      18.2 ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ
                                                      18.3 ฉบับที่ ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับ
                   ที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
                                                      18.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ
                                                      18.5 ข้อความ   ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับ
                   และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ
                                                      18.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้        ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ
                  ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ    ข้อบังคับใด ถ้ามี
                  มากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้าย ก่อนที่จะขึ้น หมวด 1
                                                      18.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่      ชื่อเต็มของเดือน     และตัวเลขของ
                   ปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ
                                                      18.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้
                   ใต้ลายมือชื่อ
                                                      18.9 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกข้อบังคับ

ส่วนที่ 5
หนังสือประชาสัมพันธ์

                                           ข้อ 19 หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้   เว้นแต่จะมีกฎหมาย
                   กำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ
                                           หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
                                           ข้อ 20 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนว
                  ทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      20.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ
                                                      20.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ
                                                      20.3 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ
                                                      20.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่    ชื่อเต็มของเดือน       และตัวเลขของ
                   ปีพุทธศักราช ที่ออกประกาศ
                                                      20.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ  และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้
                   ใต้ลายมือชื่อ
                                                      20.6 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ
                                           ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็น แจ้งความ
                                           ข้อ 21 แถลงการณ์ คือ  บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของ
                   ทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ  และให้จัดทำตาม
                   แบบที่ 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      21.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
                                                      21.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์
                                                      21.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน
                   ให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
                                                      21.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์
                                                      21.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
                                                      21.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน         และตัวเลขของปีพุทธ
                   ศักราชที่ออกแถลงการณ์
                                           ข้อ 22 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ      ให้จัดทำตาม
                   แบบที่ 9 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      22.1 ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว
                                                      22.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว
                                                      22.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน  ให้ลง
                   ฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
                                                      22.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว
                                                      22.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว
                                                      22.6 วัน เดือน ปี      ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน    และตัวเลขของปีพุทธ
                   ศักราชที่ออกข่าว

ส่วนที่ 6
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

                                           ข้อ 23 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ        คือ     หนังสือที่ทาง
                   ราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น      หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคล
                   ภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ       และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด     คือหนังสือ
                   รับรองรายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
                                           ข้อ 24 หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือ
                   หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจงใช้กระดาษตรา
                   ครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 10 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      24.1 เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ      เริ่มตั้งแต่เลข  1  เรียงเป็น
                   ลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบ
                  หนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
                                                      24.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ    ให้ลงชื่อของส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ
                  นั้น และจะลงสถานที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้
                                                      24.3 ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่าหนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วย
                   ชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็ม     โดยมีคำนำหน้า
                   นาม  ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทำงานอยู่อย่างชัดเจน       แล้วจึงลงข้อความที่
                   รับรอง
                                                      24.4 ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน     และตัวเลขของปีพุทธ
                   ศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
                                                      24.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือ      หรือผู้ที่ได้รับมอบ
                  หมาย  และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
                                                      24.6 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือ
                                                      24.7 รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง   ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่
                   ออกให้แก่บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง       ขนาด 4 X 6 เซนติเมตร     หน้าตรงไม่สวมหมวก
                   ประทับตราหรือส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้
                   นั้นลงลายมือชื่อไว้ได้รูปถ่ายพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย
                                           ข้อ 25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและ
                   มติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ให้จัดทำตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      25.1 รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น
                                                      25.2 ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม
                                                      25.3 เมื่อ ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม
                                                      25.4 ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม
                                                      25.5 ผู้มาประชุม    ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
                   ซึ่งมาประชุม     ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน        และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือ
                   ตำแหน่งใด
                                                      25.6 ผู้ไม่มาประชุม   ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่
                   ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
                                                      25.7 ผู้เข้าร่วมประชุม       ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็น
                   คณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
                                                      25.8 เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
                                                      25.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิด
                   ประชุมและเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
                                                      25.10 เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
                                                      25.11 ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น
                                           ข้อ 26 บันทึก คือ    ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา   หรือผู้บังคับบัญชา
                   สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อ
                   กันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้
                                                      26.1 ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2
                                                      26.2 สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้
                   ระบุไว้ด้วย
                                                      26.3 ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก  และในกรณีที่ไม่ใช้
                   กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวันเดือนปีที่บันทึกไว้ด้วย
                                            การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้น ใจความบันทึก   และลงชื่อเช่นเดียวกับ
                   ที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กำกับได้ลายมือชื่อผู้บันทึก   หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ลงชื่อ
                   และวัน เดือน ปี กำกับเท่านั้น
                                           ข้อ 27 หนังสืออื่น    คือ     หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น    เนื่องจากการปฏิบัติงานของ
                   เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือ
                   หนังสือของบุคคลภายนอก  ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว
                   มีรูปแบบตามที่กระทรวงทบวงกรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม     เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะ
                   เรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ  แผนผัง   สัญญา  หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน  และคำร้อง
                   เป็นต้น

ส่วนที่ 7
บทเบ็ดเตล็ด

                                           ข้อ 28 หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ         เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทาง
                   สารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ
                                                      28.1 ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
                                                      28.2 ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
                                                      28.3 ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้
                                           ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัด
                   บนหนังสือและบนซอง ตามที่กำหนดไว้ในแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15  ท้ายระเบียบ    โดยให้
                   ระบุคำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน สำหรับหนังสือตามข้อ 28.1 ข้อ 28.2 และข้อ 28.3แล้วแต่กรณี
                                           ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า ด่วนภายในแล้วลง
                   วัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบนหน้าซอง
                   ภายในเวลาที่กำหนด
                                            ข้อ 29 เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน      ให้ส่งข้อความทาง
                   เครื่องมือสื่อสาร  เช่น โทรเลข  วิทยุโทรเลข  โทรพิมพ์ โทรศัพท์  วิทยุสื่อสาร    วิทยุกระจายเสียงหรือวิทยุ
                   โทรทัศน์ เป็นต้น และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ  ในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ   ให้ทำ
                   หนังสือยืนยันตามไปทันที
                                            การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุ
                   สื่อสาร วิทยุ กระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความเป็นเป็นหลักฐาน
                                           ข้อ 30 หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนา
                   เก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ
                                           สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง พิมพ์   และผู้ตรวจลงลาย
                   มือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
                                           ข้อ 31 หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่า      มีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วย
                   โดยปกติให้ส่งสำเนาไปให้ทราบโดยทำเป็นหนังสือประทับตรา
                                           สำเนาหนังสือนี้ให้มีคำรับรองว่า       สำเนาถูกต้อง     โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2    หรือ
                    เทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง       พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงและตำแหน่งที่ขอบล่าง
                   ของหนังสือ
                                           ข้อ 32 หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน    ให้เพิ่ม
                   รหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ  เริ่มตั้งแต่เลข 1
                   เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทินหรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
                                           เมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องนั้นจะต้องให้หน่วยงานหรือบุคคลในบังคับบัญชา
                   ในระดับต่าง ๆ ได้รับทราบด้วย ก็ให้มีหน้าที่จัดทำสำเนาหรือจัดส่งให้หน่วยงานหรือบุคคลเหล่านั้นโดยเร็ว
                                           ข้อ 33 สรรพนามที่ใช้ในหนังสือ  ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของหนังสือ
                   และผู้รับหนังสือตามภาคผนวก 2
                                           ข้อ 34 หนังสือภาษาต่างประเทศ  ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
                                           หนังสือที่เป็นภาษาอังกฤษ   ให้ทำตามแบบที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 4
                                           สำหรับหนังสือที่เป็นภาษาอื่น ๆ ซึ่งมิใช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไปตามประเพณีนิยม

หมวด 2
การรับและส่งหนังสือ

ส่วนที่ 1
การรับหนังสือ

                                           ข้อ 35 หนังสือรับ     คือ    หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก     ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน
                   สารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
                                           ข้อ 36 จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง  และให้ผู้
                   เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง    หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ    เพื่อ
                   ดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วจึงดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป
                                           ข้อ 37 ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ        ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ
                   โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                      37.1 เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน
                                                      37.2 วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ
                                                      37.3 เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
                                           ข้อ 38 ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่ 13 ท้ายระเบียบ     โดยกรอก
                   รายละเอียดดังนี้
                                                      38.1 ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
                                                      38.2 เลขทะเบียนรับ   ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไป
                   ตลอดปีปฏิทินเลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
                                                      38.3 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
                                                      38.4 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือที่รับเข้ามา
                                                      38.5 จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล   ในกรณี
                   ที่ไม่มีตำแหน่ง
                                                      38.6 ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลใน
                   กรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
                                                      38.7 เรื่อง   ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น   ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง     ให้ลงสรุป
                   เรื่องย่อ
                                                      38.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
                                                      38.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                           ข้อ 39 จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ   โดยให้
                   ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง การปฏิบัติ     ถ้ามีชื่อบุคคลหรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือ
                   ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย
                                           การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้ว   ไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการตามวรรคหนึ่ง
                   จะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือตามข้อ 48  หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวันเดือนปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐาน
                   ในทะเบียนรับหนังสือก็ได้
                                           การดำเนินการตามขั้นตอนนี้จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่   ให้เป็นไปตามที่หัวหน้า
                   ส่วนราชการกำหนด
                                           ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดำเนินเรื่องในหน่วยงานนั้นเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้ว ให้ลง
                   ทะเบียนว่าได้ส่งออกไปโดยหนังสือที่เท่าใด วันเดือนปีใด
                                           ข้อ 40 การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน             เมื่อผู้รับได้หนังสือจากหน่วยงาน
                   สารบรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม

ส่วนที่ 2
การส่งหนังสือ

                                           ข้อ 41 หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
                                           ข้อ 42 ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ      รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบ
                   ถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
                                           ข้อ 43 เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
                                                      43.1 ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่ 14 ท้ายระเบียบ    โดย
                   กรอกรายละเอียด ดังนี้
                                                              43.1.1 ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
                                                              43.1.2 เลขทะเบียนส่ง     ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำดับติด
                   ต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
                                                              43.1.3 ที่         ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของ
                   เรื่อง  ในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าวช่องนี้จะว่าง
                                                              43.1.4 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก
                                                              43.1.5 ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ      หรือชื่อส่วนราชการ    หรือชื่อบุคคล
                   ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
                                                              43.1.6 ถึง    ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อ
                   บุคคลในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
                                                              43.1.7 เรื่อง    ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง  ให้ลง
                   สรุปเรื่องย่อ
                                                              43.1.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
                                                              43.1.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                                      43.2 ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ    และสำเนาคู่ฉบับ
                   ให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่งตามข้อ 43.1.2 และข้อ 43.1.4
                                           ข้อ 44    ก่อนบรรจุซอง       ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อย
                   ของหนังสือ ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก
                                           หนังสือที่ไม่มีความสำคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว    เย็บด้วยลวด
                   หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง
                                           ข้อ 45 การจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามแบบที่ 15 ท้ายระเบียบ
                                           สำหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามข้อ 28
                                           ในกรณีไม่ใช้สมุดส่งหนังสือ ให้มีใบรับหนังสือตามข้อ 49 แนบติดซองไปด้วย
                                           ข้อ 46   การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์    ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการที่การสื่อสาร
                   แห่งประเทศไทยกำหนด
                                            การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์    เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้
                   ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับ แล้วแต่กรณี          ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนา
                   คู่ฉบับ
                                            ข้อ 47     หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง           ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลง
                   ทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด วันเดือนปีใด
                                            ข้อ 48 สมุดส่งหนังสือให้จัดทำตามแบบที่ 16 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                       48.1 เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง
                                                       48.2 จาก ให้ลงตำแหน่งหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่เป็นเจ้าของหนังสือ
                                                       48.3 ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง    หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล
                   ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
                                                       48.4 หน่วยรับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่รับหนังสือ
                                                       48.5 ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้
                                                       48.6 วันและเวลา ให้ผู้รับหนังสือลงวันเดือนปีและเวลาที่รับหนังสือ
                                                       48.7 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                            ข้อ 49 ใบรับหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ 17 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                       49.1 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น
                                                       49.2 ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง    หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล
                   ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
                                                       49.3 เรื่อง     ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น      ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป
                    เรื่องย่อ
                                                       49.4 รับวันที่ ให้ผู้รับหนังสือลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ
                                                       49.5 เวลา ให้ผู้รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ
                                                       49.6 ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้

ส่วนที่ 3
บทเบ็ดเตล็ด

                                            ข้อ 50    เพื่อให้การรับและส่งหนังสือดำเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว    ส่วนราช
                   การ จะกำหนดหน้าที่ของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว้ด้วยก็ได้        ทั้งนี้    ให้มีการสำรวจทะเบียน
                   หนังสือรับเป็นประจำว่าหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใด     และให้มีการติดตามเรื่อง
                   ด้วย ในการนี้ ส่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดให้มีบัตรตรวจค้นสำหรับหนังสือรับ  และหนังสือส่งเพื่อความ
                   สะดวกในการค้นหาก็ได้ตามความเหมาะสม
                                            ข้อ 51 บัตรตรวจค้น ให้จัดทำตามแบบที่ 18 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                       51.1 เรื่อง รหัส ให้ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมู่ของหนังสือ
                                                       51.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ
                                                       51.3 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือ
                                                       51.4 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือ
                                                       51.5 รายการ     ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือเพื่อให้ทราบว่า      หนังสือนั้นมาจากที่ใด
                   เรื่องอะไร
                                                       51.6 การปฏิบัติ      ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือนั้นเพื่อให้ทราบว่าสิ่งไปที่ใด
                   เมื่อใด

หมวด 3
การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ
ส่วนที่ 1
การเก็บรักษา

                                            ข้อ 52 การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว   และ
                   การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
                                            ข้อ 53 การเก็บระหว่างปฏิบัติ   คือ   การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิด
                   ชอบของเจ้าของเรื่องโดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
                                            ข้อ 54 การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว    และไม่มี
                   อะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้
                                                      54.1 จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ 19 ท้ายระเบียบ    อย่างน้อยให้มีต้นฉบับ
                   และสำเนาคู่ฉบับสำหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                               54.1.1 ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
                                                               54.1.2 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               54.1.3 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               54.1.4 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง ให้ลง
                   สรุปเรื่องย่อ
                                                               54.1.5 อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอด
                   ไปให้ลงคำว่า ห้ามทำลาย
                                                               54.1.6 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                                      54.2  ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น       พร้อมทั้งบัญชี
                  หนังสือส่งเก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น ๆ กำหนด
                                            ข้อ 55 เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ 54  แล้ว   ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บ
                  หนังสือปฏิบัติ ดังนี้
                                                      55.1 ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ 73     ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษ
                   แผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา
                                                               55.1.1 หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป    ให้ประทับตราคำว่า    ห้ามทำลายด้วย
                  หมึกสีแดง
                                                               55.1.2 หนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลา ให้ประทับตราคำว่า เก็บถึงพ.ศ. ……….
                   ด้วยหมึกสีน้ำเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
                                                      55.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบ     โดยกรอก
                   รายละเอียด ดังนี้
                                                               55.2.1 ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
                                                               55.2.2 วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นำหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ
                                                               55.2.3 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               55.2.4 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               55.2.5 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
                   สรุปเรื่องย่อ
                                                               55.2.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
                                                               55.2.7        กำหนดเวลาเก็บ        ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กำหนดในตรา
                   กำหนดเก็บหนังสือตามข้อ 55.1
                                                               55.2.8 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                            ข้อ 56 การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ   คือ      การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย แต่
                   จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ       ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตาม
                   ข้อ 54 ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้  เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้อง
                   ใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ 54 และ
                   ข้อ 55 โดยอนุโลม
                                           ข้อ 57 อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
                                                      57.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ      ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วย
                   การรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
                                                      57.2 หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน
                   หรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว             การเก็บให้เป็นไปตาม
                   กฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
                                                      57.3 หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์   ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี  สถิติหลักฐาน
                   หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน  ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการ
                   ตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด
                                                      57.4 หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว   และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่
                   อื่น ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
                                                      57.5 หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็น
                   ประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
                                            ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน  ซึ่งมิใช่เป็นเอกสารสิทธิ    หากเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้อง
                   เก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้
                                            ข้อ 58 ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี  นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น
                   ที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี       ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ   กรม
                   ศิลปากร  ภายในวันที่ 31 มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
                                                      58.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการ
                   รักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
                                                      58.2 หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ     หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกำหนดไว้
                   เป็นอย่างอื่น
                                                      58.3 หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทำบัญชี
                   หนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเองส่งมอบให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
                                            ข้อ 59 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และบัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง   อย่างน้อย
                   ให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ผู้รับมอบ
                   ยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
                                                      59.1 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ให้จัดทำตามแบบที่ 21   ท้ายระเบียบ      โดย
                   กรอกรายละเอียด ดังนี้
                                                               59.1.1 ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ประจำปี    ให้ลงตัวเลขของปีพุทธ
                   ศักราชที่จัดทำบัญชี
                                                               59.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
                                                               59.1.3 วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี
                                                               59.1.4 แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
                                                               59.1.5 ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ
                                                               59.1.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
                                                               59.1.7 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               59.1.8 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               59.1.9 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               59.1.10 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง ให้
                   ลงสรุปเรื่องย่อ
                                                               59.1.11 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                                               59.1.12 ลงชื่อผู้มอบ  ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล   ด้วย
                   ตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้มอบ
                                                               59.1.13 ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รัรบมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล
                   ด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับมอบ
                                                      59.2 บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดทำตามแบบที่ 22 ท้ายระเบียบโดย
                   กรอกรายละเอียดดังนี้
                                                               59.2.1 ชื่อบัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเองประจำปี     ให้ลงตัวเลขของปี
                   พุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
                                                               59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
                                                               59.2.3 วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี
                                                               59.2.4 แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
                                                               59.2.5 ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง
                                                               59.2.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
                                                               59.2.7 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               59.2.8 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               59.2.9 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
                   สรุปเรื่องย่อ
                                                               59.2.10 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                           ข้อ 60 หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลาย    ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญ
                   และประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้
                                                      60.1 จัดทำบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ 23 ท้ายระเบียบ  อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ
                   สำเนาคู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                               60.1.1 ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจำปี   ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำ
                   บัญชี
                                                               60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
                                                               60.1.3 วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี
                                                               60.1.4 แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
                                                               60.1.5 ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ
                                                               60.1.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
                                                               60.1.7 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               60.1.8 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               60.1.9 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                               60.1.10 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ  ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้
                    ลงสรุปเรื่องย่อ
                                                               60.1.11 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                                               60.1.12 ลงชื่อผู้ฝาก  ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัว
                   บรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้ฝาก
                                                               60.1.13 ลงชื่อผู้รับฝาก    ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล
                   ด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้ฝาก
                                                      60.2 ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้กอง
                   จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
                                                      60.3 เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ    กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือ
                   แล้ว ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน
                                             หนังสือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร       ให้ถือว่าเป็นหนังสือของ
                   ส่วนราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน      ให้ทำได้โดยจัดทำหลักฐานต่อกัน
                   ไว้ให้ชัดแจ้ง
                                             เมื่อถึงกำหนดการทำลายแล้ว ให้ส่วนราชการผู้ฝากดำเนินการตามข้อ 66
                                             ข้อ 61 การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพให้ราชการได้
                   ทุกโอกาส   หากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม   หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทน  ถ้า
                   ชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้   ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้
                   ในทะเบียนเก็บด้วย
                                             ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย          หรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดง
                   เอกสารสิทธิก็ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน

ส่วนที่ 2
การยืม

                                             ข้อ 62 การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
                                                        62.1 ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด
                                                        62.2 ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ  แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ใน
                   บัตรยืมหนังสือ    และให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม    เรื่องลำดับวันเดือนปีไว้เพื่อติดตามทวงถาม
                   ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป
                                                        62.3 การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ  ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า
                   ส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
                                                        62.4 การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน    ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็น
                   หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
                                             ข้อ 63 บัตรยืมหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ 24 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                        63.1 รายการ ให้ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร้อมด้วยรหัสของหนังสือนั้น
                                                        63.2 ผู้ยืม ให้ลงชื่อบุคคล ตำแหน่ง หรือส่วนราชการที่ยืมหนังสือนั้น
                                                        63.3 ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ   และวงเล็บชื่อกำกับพร้อมด้วยตำแหน่ง
                  ในบรรทัดถัดไป
                                                        63.4 วันยืม ให้ลงวันเดือนปีที่ยืมหนังสือนั้น
                                                        63.5 กำหนดส่งคืน ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นคืน
                                                        63.6 ผู้ส่งคืน ให้ผู้ส่งคืนลงลายมือชื่อ
                                                        63.7 วันส่งคืน ให้ลงวันเดือนปีที่ส่งหนังสือคืน
                                             ข้อ 64 การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้ถือ
                   ปฏิบัติตามข้อ 62 โดยอนุโลม
                                             ข้อ 65 การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้    เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ
                   ทั้งนี้ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน

ส่วนที่ 3
การทำลาย

                                             ข้อ 66 ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน    ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ
                   ที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น      ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่ง
                   ชาติ กรมศิลปากร  แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้ง
                   คณะกรรมการทำลายหนังสือ
                                             บัญชีหนังสือขอทำลายให้จัดทำตามแบบที่ 25  ท้ายระเบียบ    อย่างน้อยให้มีต้นฉบับ  และ
                   สำเนาคู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
                                                        66.1 ชื่อบัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี      ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำ
                   บัญชี
                                                        66.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
                                                        66.3 วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี
                                                        66.4 แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
                                                        66.5 ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ
                                                        66.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
                                                        66.7 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                        66.8 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                        66.9 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
                                                        66.10 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ   ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป
                   เรื่องย่อ
                                                        66.11 การพิจารณา ให้คณะกรรมการทำลายหนังสือเป็นผู้กรอก
                                                        66.12 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
                                             ข้อ 67 ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือประกอบด้วย
                   ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน      โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือ
                   เทียบเท่าขึ้นไป
                                              ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคน
                   หนึ่งทำหน้าที่ประธาน
                                              มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก    ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทำบันทึกความ
                   เห็นแย้งไว้
                                             ข้อ 68 คณะกรรมการทำลายหนังสือ มีหน้าที่ดังนี้
                                                        68.1 พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย
                                                        68.2 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลาย  และควร
                   จะขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่องการพิจารณาตามข้อ 66.11
                   ของบัญชีหนังสือขอทำลาย     แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากำหนดเก็บหนังสือ       โดยให้ประธาน
                   กรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข
                                                        68.3 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย  ให้กรอก
                   เครื่องหมายกากบาท (x) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ 66.11 ของบัญชีหนังสือขอทำลาย
                                                        68.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ
                   (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข้อ 69
                                                        68.5 ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว      โดยการเผา
                   หรือวิธีอื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้       และเมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้ทำบันทึกลงนามร่วมกัน
                   เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ
                                             ข้อ 69 เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ 68.4   แล้ว      ให้พิจารณา
                   สั่งการดังนี้
                                                        69.1 ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึง
                   เวลาการทำลายงวดต่อไป
                                                        69.2 ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย         ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กอง
                   จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน       เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทำความ
                   ตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา
                                             ข้อ 70 ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร        พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอ
                   ทำลายแล้วแจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายทราบดังนี้
                                                        70.1 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย    ให้แจ้งให้ส่วนราช
                   การนั้นดำเนินการทำลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร   ไม่แจ้งให้ทราบอย่าง
                   ใดภายในกำหนดเวลา  60  วัน      นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ     กรม
                   ศิลปากร ให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการทำลาย
                   หนังสือได้
                                                        70.2 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยาย
                   เวลาการเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ    และให้ส่วนราชการนั้น ๆ ทำ
                   การแก้ไขตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา       หากหนังสือใด กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
                   กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ  ปฏิบัติ
                   ตาม
                                             เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วมตรวจ
                   สอบหนังสือของส่วนราชการนั้นก็ได้

หมวด 4
มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

                                             ข้อ 71 ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ ให้ใช้ตามแบบที่ 26 ท้ายระเบียบ มี 2 ขนาด คือ
                                                        71.1 ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
                                                        71.2 ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
                                             ข้อ 72 ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ตามแบบที่ 27 ท้ายระเบียบ   มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสอง
                   วงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ 71.1 ระหว่างวง
                   นอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่น ที่มีฐานะเป็นกรมหรือ
                   จังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา
                                             ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ   จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้
                   โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
                                             ข้อ 73 ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ   ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ    เพื่อให้ทราบกำหนด
                   ระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึง พ.ศ..........หรือคำว่า   ห้ามทำลาย    ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์ 24
                   พอยท์
                                             ข้อ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง
                                                        74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว        น้ำหนัก 60 กรัมต่อ
                   ตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
                                                                 74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
                                                                 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
                                                                 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
                                                        74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล   น้ำหนัก80 กรัมต่อ
                   ตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
                                                                 74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
                                                                 74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
                                                                 74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
                                                                 74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร
                                             ข้อ 75 กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑตามข้อ 71.1    ด้วยหมึกสีดำ
                   หรือทำเป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบที่ 28 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 76 กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑ  ตามข้อ
                   71.2 ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ตามแบบที่ 29 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 77 ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑตามข้อ 71.2 ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง
                                                        77.1 ขนาดซี 4 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ   โดยไม่ต้องพับ    มีชนิด
                   ธรรมดาและขยายข้าง
                                                        77.2 ขนาดซี 5 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2
                                                        77.3 ขนาดซี 6 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 4
                                                        77.4 ขนาดดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3
                                             ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ   อาจใช้
                   ซองพิเศษสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม
                                            ข้อ 78 ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ   เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ  ตาม
                   แบบที่ 12 ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร   มีชื่อส่วนราช
                   การอยู่ตอนบน
                                             ข้อ 79 ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้รับเข้าเป็นประจำวัน โดยเรียง
                   ลำดับลงมาตามเวลาที่ได้รับหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่น
                   ตามแบบที่ 13 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 80 ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจำวันโดยเรียง
                   ลำดับลงมาตามเวลาที่ได้ส่งหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่น
                   ตามแบบที่ 14 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 81 สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ          ใช้สำหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการส่ง
                   หนังสือ  โดยให้ผู้นำส่งถือกำกับไปกับหนังสือเพื่อให้ผู้รับเซ็นรับแล้วรับกลับคืนมา
                                                        81.1 สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสำหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ มีขนาดเอ 4    พิมพ์
                   สองหน้า ตามแบบที่ 16 ท้ายระเบียบ
                                                        81.2 ใบรับหนังสือ ใช้สำหรับกำกับไปกับหนังสือที่นำส่งโดยให้ผู้รับเซ็นชื่อ รับแล้ว
                   รับกลับคืนมา มีขนาดเอ 8 พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบที่ 17 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 82 บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกำกับหนังสือแต่ละรายการเพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้น ๆ ได้มี
                   การดำเนินการตามลำดับขั้นตอนอย่างใด    จนกระทั่งเสร็จสิ้น    บัตรนี้เก็บเรียงลำดับกันเป็นชุดในที่เก็บโดยมี
                   กระดาษติดเป็นบัตรดรรชนี ซึ่งแบ่งออกเป็นตอน ๆ   เพื่อสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาดเอ 5   พิมพ์สองหน้า
                   ตามแบบที่ 18 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 83 บัญชีหนังสือส่งเก็บ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่จะส่งเก็บ มีขนาดเอ 4
                   พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบที่ 19 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 84 ทะเบียนหนังสือเก็บ เป็นทะเบียนที่ใช้ลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ 4  พิมพ์สอง
                   หน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่ม และชนิดเป็นแผ่น ตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 85 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ  25 ปี
                   ส่งมอบเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบ
                   ที่  21 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 86 บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง    เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ
                   25 ปี ซึ่งส่วนราชการนั้นมีความประสงค์จะเก็บไว้เอง มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่
                   22 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 87 บัญชีฝากหนังสือ    เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ส่วนราชการนำฝากไว้กับกอง
                   จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ 23 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 88 บัตรยืมหนังสือ ใช้สำหรับเป็นหลักฐานแทนหนังสือที่ให้ยืมไป มีขนาดเอ 4     พิมพ์
                   หน้าเดียว ตามแบบที่ 24 ท้ายระเบียบ
                                             ข้อ 89 บัญชีหนังสือขอทำลาย   เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ครบกำหนดเวลาการเก็บ
                   มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบ

บทเฉพาะกาล

                                             ข้อ 90 แบบพิมพ์ และซอง      ซึ่งมีอยู่ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ      ให้ใช้ได้ต่อไปจนกว่า
                   จะหมด

                    ประกาศ ณ วันที่ 11 เมษายน 2526
                      เปรม ติณสูลานนท์
                    พลเอกเปรม ติณสูลานนท์
                     นายกรัฐมนตรี